当前位置: 首页> 会议指南> 办好培训会议的几点建议

办好培训会议的几点建议

更新日期: 2013-10-22

     策划人应该了解培训目的,应与供应商密切合作,以使会议取得成功。无论培训会议的时间是3小时还是3天,都是为了在一个积极的环境中进行学习,提高自己。对培训会议来说,确定目标很重要。优秀的策划人在会前就会去了解培训者,了解会议内容,可是也有部分策划人并不能做到这一点。

     有了明确的目标并掌握了一些在实践中行之有效的方法,会议策划人、培训会议以及整个会议产业就会朝着正确的方向发展。

定义及确定目标

     那么怎样才能确定目标呢?这就需要策划人和供应商在会议之初就明白召开这次会议的意义所在。也就是要问问自己:“我们为什么要开会?”

     很多培训师及会议场所官员很惊讶,为什么会遇到这么多不知道自己会议目标的策划人。在有些情况下,策划人认为,客观来讲,自己处于会议组织层次上的地位太低,不会被告知会议的目标,因此也不好意思问。培训师的推测则是——因为策划人的事情安排得太满了,无暇顾及。

     Barb Taylor Carpender,注册会议经理,一名退休培训师及MPI(会议专业人员国际组织)2006年的供应商,提出了“目标很重要”这个合乎逻辑的论点,并阐述了如何跟高层交流,让大家都知道活动的目标及其价值。

      “了解了参会者的需求并明确了会议的目标,将让你看起来更好。”Carpender说道。她还说:“你很容易就可以问出办会方想让参会者得到什么东西。”

      “这难道不会使会议的策划活动变得更简单吗?”Taylor说道,“它也会让我们在会后总结出‘目标明确,事半功倍’。要知道这样做不仅能推进我们的产业发展,提升我们自身,还能使我们的生活变得更简单。”

      理解目标不止让策划活动变得更为轻松,还提供了衡量会议是否成功的必要工具。


了解与会者

      这听起来像老生常谈,但是必要的功课还是要做的。一旦策划人知道某一个团体为了什么开会,他们就可以推测出谁将出席,以及策划人需要做什么以满足主办方定下的目标。

     “相比起其他类型的会议,培训会议在召开前,需要更多地对与会者进行研究,”拉斯维加斯的内华达大学William F. Harrah酒店管理学院的旅游及会议系副教授Tyra Hilliard,一位注册会议专业人士说道,“我们应该知道他们已经掌握了哪些知识以及将如何应用它们”。

     了解受众的人员构成、团队历史及过往培训经历,对于创办成功的培训活动是至关重要的。团队历史将告诉你以往是什么在起作用,更重要的是,什么不起作用。策划人可以利用参与者以往的培训经历来认识到哪种培训是有效的,并对这种培训的方式进行深入了解,然后再进行受众统计分析,但要时刻谨记代沟及文化差异。
收集受众信息有很多种方式。以团队的类型及规模为基础进行调研,并设立相关的目标小组及顾问团,这样做将会取得很好的效果。策划人可以为人们提供奖励刺激,让他们愿意花时间讲述自己对培训的需求及期望。

      策划人所收集的关于与会者的信息,于人于己都是价值无量的。

      “一个真正好的策划人将告诉我,我要跟谁交谈,他们怎么想,他们喜欢什么以及我的课程在整个计划中的位置。”印第安纳波利斯的Jeffrey Cufaude说道。

建立稳固的伙伴关系

      策划人应该与供应商建立稳固的伙伴关系,但通常供应商只对培训会议能否成功有兴趣。所以,一些策划人更容易被供应商看作是一个卖家而不是合作伙伴,不跟他们分享会议的目标。

      “我不认为我在有意地保留什么,”Cufaude评论道,“在有些情况下,(策划人)不能够真正了解它(分享会议目标)的价值。”

      但是华盛顿协会的首席策略师、MPI的Potomac分会成员Joan Eisenstodt则坚持认为伙伴关系是很重要的。

     “你可以策划最好的项目,但是如果视听设施或其他设备不能运行,项目就无法进行下去。让每个人都成为会议的一部分,这很重要。”Eisenstodt,一位退休培训师及会议策划人这样说。

      芝加哥的销售主管、注册会议专业人士John Potterton解释道,一旦活动策划人对主办单位努力想实现的目标有了了解,就可以开始与合作伙伴交谈了。

      “策划人的角色是向供应商说明:‘我需要告诉你我们在做什么。我要告诉你这个,是因为我希望你能够理解我们正在努力去做,并且希望你能成为我们的合作伙伴。’”Potterton,一名MPI芝加哥地区分会的成员这样说。

跟培训师进行团队合作

      策划人在挑选培训师的时候必须要考虑会议主办方及听众的期望。

      “好的培训师必须根据团队的特点随时准备调整重点和节奏,”MPI的一名长期会员Hilliard说道。“培训师的灵活性是关键,除此以外,他还必须有极好的人缘,可以让人们在很轻松的氛围中进行提问及讨论。”

     那么培训师是怎么看待策划人的呢?

     “我心目中理想的策划人要能接纳各种建议,”Eisenstodt说道,“让我们坐下来谈一谈。我希望他们能对我敞开心扉,理解我的想法,且愿意为了听众、会议目标及会议结果而与他人展开讨论。”
创造一个合适的环境

     很多策划人相信会议中心可以把一切做好。那么怎样让聪明的酒店经营者及其他的会议场所负责人做得有所不同、做得更好呢?

     会议场所一般在设计建造时都经过周密的思考,他们能提供不同层次的舒适度和相应的服务。国际会议中心协会(IACC)严格的指导方针确保任何经IACC认可的场所都拥有高效的学习环境。

     “我不想攻击酒店,因为我们都依赖于他们。”Hilliard说道,“但是从传统上来讲,酒店都只看重小范围的空间。然而,培训会议则需要更大面积的会议场所。酒店是好地方,我希望他们最终能够做得像会议中心那样,更多地理解和关注于培训会议的学员。”

     当然,并不是所有团队都能方便地在会议中心成功地预定到合适的会议场所。那么策划人怎么才能为有特殊需求的培训会议找到合适的场所呢?

      “通过几个问题你就可以迅速发现会议场所是否对你的会议有兴趣。”Potterton建议道,“告诉他们你的项目情况、你想要达到的目标以及你想跟他们建立什么样的合作关系。问他们是否可以和你共同讨论怎样合作才能把这次活动举办成功。”

     专注于培训会议的酒店可以提供小道具、相关配置及专业的工作人员等,帮助策划人实现他们的培训目标。

     Sexton-Patrick和他的团队对他们的场所有很好的了解,他们能帮助策划人挑选最能满足他们需求的会场。他们知道哪个房间最安静,对影响培训的因素也了如指掌。
除了会场之外,还有很多其他的因素共同构筑了一个积极的学习环境:房间布置、灯光、音响及家具等。通过与培训师及场地工作人员进行团队合作,策划人有更好的机会最大限度地减少风险,并使培训效果达到最佳。

      “终极目标是创造一个积极的环境,让人们可以在其中专心学习。”Hilliard说道。

了解成年人学习的特点

      关于成年人学习这个主题,已经出版了大量的书籍,但基于本篇文章的目的,在策划培训会议时有几个重要概念需要重温一下。

     成年人学习的方式有很多,所以提供足够多样的项目、培训师及学习环境就显得尤为重要。因此,只有采取多样化的学习方式,才能保证大多数参与者的学习确有效果。

     “如果培训师只以一种方式进行培训,他们就很可能会只照顾到一部分受众。”Hilliard说道,“要用各种不同的方法来传授,才能让每一个人都有所收获。”

     Cufaude解释道,成年学员倾向于把他们的经验整合到学习讨论中。

     “他们会将相关联的内容带到学习中,”他说,“他们时常努力在讲师所讲的内容与个人经历之间建立联系。”

在培训过程中加入互动训练

     学习者需要机会来应用所学、测验所学的内容。

     Cufaude提供了一个典型的培训会议的例子。虽然学员们在培训期间了解了所学的内容,但他们没有机会去应用它。那么,在培训中增加一个互动期,就可以为参与者们创造一个实习机会,来验证他们所学的内容。

     互动是一个简单而有效的方法,可以打破单调,避免枯燥。

    “学习应该是有趣的,”LLC的首席策略官Bonnie Wallsh说道,“它不应该是惩罚。”

     Wallsh,一名会议管理专业人士,一名培训师,也是一名MPI的Carolinas分会成员,她强调了通过互相交流来解决问题的价值。她说,通常参与者在互动中学到的与从老师那里学到的一样多。

制订一个灵活的可管理的进度计划

    Cufaude认为人们对培训进度表的轻视是错误的,正如同不知道会议目标或议程就很难预订会议场所一样。在真正考虑过学习目标,并与培训师讨论培训内容及计划之前就安排一个议程不是个好主意。

    “我会从实现培训目标需要多少时间这个角度来考虑进度问题,”Cufaude说道,“你可以严格地划分出时间段,并找出适合于每一段时间的最好内容。或者基于要培训的内容,找出最好的时间段对它们进行安排。”

     即使时间进度已经确定,也要尽量保持计划的可变性及灵活性,这很重要。
“很难提前决定什么时候一个小组该休息,”Wallsh说道,“这取决于培训进程和小组的具体情况。酒店通常希望能有一个明确的时间表,但是我需要更多的灵活性。我喜欢会议中心的一个原因就是,我可以在学员们需要休息的时候就安排他们休息。”
eMeeting Experts的总裁Joan Buck,一位注册会议专业人士,提醒策划者们在安排培训活动进程中还要考虑到其他的一些事情,如怎样合理分配时间等。

    “寻找培训活动与自由时间之间的平衡点很重要,”MPI芝加哥分会的Buck说道,“我喜欢让我的小组成员们在休息时离开会场,可以吃午餐,并在周围走走。办会机构通常想在晚间安排学习课程。从理论上讲这很好,但是学员们会感觉没有了自己的时间。”

     Strategic Meetings & Events的总裁及首席策划师Christy Lamagna,一位注册会议专业人士说:策划人应该为学员安排足够的休息时间,不要把白天8小时都安排成学习时间。

     “人们只能消化吸收这么多,如果安排的课程过多,你不仅会让学员在听课时难以集中注意力,还会让他们失去对培训项目的尊重及热情。”Lamagna说道。
考虑食品问题

     让与会者吃好,这听起来很容易,但并不是都能做到。

     “在会议间隔时间提供健康的食品很重要,”Wallsh说道,“这能够让与会者精力充沛,并继续学习。”

     关键是不要用老套的方式给与会者提供饮食,而要考虑到营养搭配和脑力的消耗。

     Cufaude说道:“关于人们需要吃什么,我们应该了解得更多。我们怎样做才能将他们招待得更好?仅仅从营养角度去考虑是不够的。”

     很多策划人喜欢会议中心,是因为那儿有多种健康的食品供选择,并且是全天提供。要选择更健康的食品、更少的糖份和更小的份额。Mohegan Sun的活动服务经理Sexton-Patrick通常会询问策划人都安排了哪些活动,并帮助其制订一份基于这些活动的备选菜单。

评估的价值

      评估对于确定一次培训活动是否成功至关重要。Carpender说:“设计一个评估标准来衡量会议目标是否达到是很重要的。从一开始就要在评估中加进那些目标。这可能被忽略,但却是获得有用的评估数据的一个简单方法。”

     “我们经常问同样的问题,”Cufaude补充道,“如果我们问对了问题倒还可以,但通常不是这样。我们问的问题更多的是关于满意度方面的,而不是关于学习效果的。一个好的问题应该是这样:你所学到的内容有百分之多少可以应用到你的实际工作之中?我们应该对我们真正想达到的目标进行评估。”

     另一个重要的目标是考虑培训的内容在会议后是否有用。Lamagna建议在活动几个月后做个跟进调查,以评估培训结果‘保持’得怎么样。这样策划人就可以更好地来调整未来培训项目的课程安排。
 
考虑培训的ROI(投资回报率)

     “如果你要在培训上花费金钱及精力,你就需要衡量它是否值得。”Fusion Productions的会议及培训服务主管、MPI西纽约分会的会员Jamie Mc Donough说道。
“如果培训没有回报的话,就失去了它本来的意义。”他说,“有很多强制性的培训都只是走走过场而已,除非你敢说你的培训是真正有用的。”

      不要受限于那种认为培训投资要有金钱回报的思想。按照定义,培训是一种教学活动。如果参与者学到了相关技巧或运作方法,那么培训活动就是成功的。通过在策划过程一开始就加进去培训的目标,策划人就能确定活动取得成功的条件是什么?并让会后的评估变得更容易。

      “如果你付出努力并实现了预定的目标,你将赢得尊重。”Mc Donough说道,“不经意间你已经提升了自己的角色。”

其他相关文章
[会议技巧] 办好培训会议的几点建议2013-10-22
[会议技巧] 会议茶歇对会议效率的作用2013-09-17
[会议技巧] 会议酒店用车需要注意什么?2013-08-16
[会议技巧] 提升会议议程的吸引力2013-06-04
[会议技巧] 会议销售:练好基本功2013-06-04
制定会议计划
选择城市 关闭
    选择商圈/区域 关闭